全 文 ：第 5 卷 第 5 期
1 9 9 2 年10月
林 业 科 学研 究
FO R E ST R E S EA R C H
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林业科技档案管理现代化—一微机管理 帝
科技档案是科研实践的总结 , 是广大科研人员长期勤奋工作的结晶 , 又是科技知识的信
息库 。 《档案法》中提到 : ‘采用先进技术 , 实现档案管理的现代化” 。 利用微型计算机这一现
代技术管理档案 , 已势在必行 。
1 林业所科技档案数据库的建立
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1 结构 林业所科技档案数据库的结构是以档 案 登记表内容为依据 , 加之相应的项目而
设立的。 包括 : 检索号、 分类号 、 卷数 、 课题名称 、 课题负责人、 课题参加人 、 获奖情况 、
协作单位、 课题起始 日期 、 完成日期、 鉴定日期、 归档 日期、 卷内序号、 卷内目录等14 个项
目(字段 )。 其中: 起始 日期、 完成日期、 鉴定日期 、 归档 日期 4 个字段采用日期型 (D ) ; 卷
数为数字型 (N ) , 其它字段均为字符型 (C )。 每个字段的宽度是根据档案登记表中各栏目记
载数据的长短来决定的。 截止 19 9 1年 7 月共收集24 8个课题、 专题 , 立案 1 9 01 卷 , 并对全部案
卷的一万余份文件作了目录式简要说明 。
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2 程序的编 写 本数据库调用程序是用汉字—d BA SE 一皿系统 , 在A ST / 2 8 6微机上编写的。 程序设计采用菜单结构 , 以人机对话形式操作 , 为使用者提供了数据的追加、 修改、 查
询、 制表、 求和及打印等功能。
2 教据库调用程序的运行
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1 系统 内各程序间的关 系 调用程序系统(包括 n 个程序)见图 1 。
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2 各程序清单(略 )
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3 本系统在 d BA SE 一 l 支持下运行
初 始 化
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档案简表矽打课印题侈|查按询分类号求数卷和追 目 修 目加录 改录
卷
内
卷
内
(D L ) (X G )
按查
负询
贵课
人题
(A FZR C ) (D LML ) (X G ML )
按查
检卷
索目
号录
(CY M L ) (Q JS ) (F L)
返 回 主 莱 单
图 1 调用系统程序
1 9 9 1一1 1一1 2收稿 。
. 本数据库在建立过程 中得到殷仲连同志的大力协助 , 在此表示感谢。
林 业 科 学 研 究 5 卷
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1 键入 D O D A 后 , 屏幕出现
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☆ 欢 迎, , 用 (, “‘, , 理”据库” 寥
☆ 。 二焦鹅院林业所业务处 ☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆
您准备好了吗? (丫 / N )
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键入N , 将退至操作系统
键入Y , 屏幕出现
科技档案管理系统主菜单
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. 退 出系统 1 . 追加课题记录
2
. 修改课题记录 3 , 按负责 人查询课题
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. 追加卷 内目录 5 . 修改卷内目录
6
. 按检索 号查询 目录 7 . 查询卷数
8
. 按分类号查询课题 目录 9 . 打印科技档案简表
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请选择并输入功能代号 (0 一9)
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键入 0 码 , 即退至操作系统
键入 1 ~ 9 中任一功能代码 , 即可进入相应 的功能处理程序
3 科技档案戴据库的应用
(1) 档案的收集 、 整理 、 鉴定、 保管 、 统计 、 利用是档案管理工作的 6 个环节。 档案粼
据库的建立将计算机技术与档案工作有机地结合在一起 , 其主要内容之一是实茄档 案检 索
的自动化。 传统的人工检索方法 , 主要是借助案卷目录 、 归档课题卡片 、 分类卡片等检索工
具 , 靠心想 、 眼看 、 手翻来获取线索 。 查找一份档案材料 , 至少需要 5 m in 左右的时间 , 同
时大量地、 经常性地翻阅簿册、 卡片也不利于长期保管和使用。 利用档案数据库查询 , 时间
可缩短到 1 m in 之内。 例如要查找 义 X 又 人40 年来所搞过的科研课题情况 , 只需在主菜单中
按下功能代码 3 , 然后按照人机对话的要求输入被查询者的姓名等 , 所需数据便一一在屏幕
上显示 。 根据需求可一查到底, 亦可随时停止 , 并能同时将查询数据输出到打印机 。 本系统
目前提供的检索方法 , 可为科研管理部门、 人事部门、 统计部门及各方面的利用者提供便利
的服务。
(2) 档案数据库的建立在满足利用者的同时也给管理者带来了极大的方便 。 登录 、修改、
统计、 报表等工作都可利用数据库调用系统进行 , 节时省力 , 大大提高工作效率和管理水平 。
(中国林业科学研究院林业研究所 高琦)